Je IT-budget voor 2027 plannen: waar een KMO van 15 medewerkers op begroot

November is budgettijd. De cijfers van dit jaar liggen op tafel, de boekhouder vraagt naar volgend jaar en ergens onderaan de lijst staat 'IT'. Bij de meeste KMO's die we begeleiden, wordt die post ingevuld als 'wat het vorig jaar kostte, plus wat er stuk gaat'. Dat is geen budget, dat is een schatting van de schade. Hieronder de structuur die wij gebruiken om een IT-budget voor een bedrijf van ongeveer vijftien medewerkers op te bouwen. Zonder bedragen, want die verschillen per sector en per situatie, maar met de volgorde en de posten die je apart zet.

Zes posten die je apart zet

Het probleem met 'IT' als één lijn is dat je niet ziet wat vast is, wat groeit en wat je kunt sturen. Splits het daarom op in zes posten.

1. Licenties en abonnementen: Microsoft 365 of Google Workspace, het boekhoudpakket, de CRM, de back-upoplossing, het antivirus. Dit is het meest voorspelbare deel, en ook het deel dat stilletjes groeit.
2. Hardware met vervangcyclus: laptops, schermen, het netwerk (router, switch, wifi) en de server of NAS als je die nog hebt. Niet als één bedrag, maar als een planning over meerdere jaren.
3. Beveiliging: MFA, beheerde toestellen, monitoring, en een jaarlijkse cyberscan of audit. Vandaag hoort dit bij de basis.
4. Opleiding en awareness: een korte sessie voor het team, een phishingoefening, een workshop voor wie met AI-tools werkt.
5. IT-partner of beheer: het vaste contract voor ondersteuning, beheer en opvolging. Of, als je het intern doet, de uren die daarin kruipen.
6. Reserve voor incidenten en onverwachte vervanging: een laptop die valt, een dienst die na een incident hersteld moet worden. Wie hier niets voor voorziet, haalt het uit de andere posten en schuift dan iets anders op.

Breng de vervangcyclus in kaart

De hardwarepost is waar de grootste verrassingen zitten, en tegelijk de makkelijkste om te voorspellen. Laptops gaan doorgaans vier à vijf jaar mee, netwerkapparatuur langer, een server of NAS zit daar ergens tussen. Het enige wat je nodig hebt, is een inventaris.

• Lijst elk toestel op met het aankoopjaar. Voor vijftien medewerkers is dat een uurtje werk, en vaak staat het al in de boekhouding.
• Zet naast elk toestel het jaar waarin het aan vervanging toe is.
• Spreid de vervangingen. Als je in 2022 tien laptops tegelijk kocht, vervang je die niet allemaal in 2027, maar bijvoorbeeld de helft in 2027 en de rest in 2028.
• Neem de inventaris elk jaar in november opnieuw door. Dan is de post 'hardware' geen schatting meer, maar een planning.

Waar je bespaart, en waar niet

Een goed budget is niet per se een lager budget. Maar bij de meeste KMO's zit er wel geld dat nergens toe dient.

• Ongebruikte licenties: accounts van ex-medewerkers, dubbele Microsoft 365-plannen, een tool waar nog één persoon mee werkt.
• Dubbele tools: twee manieren om bestanden te delen, drie chatapps, een aparte oplossing naast wat al in je platform zit.
• Te dure hardware voor lichte taken: niet iedereen heeft de zwaarste laptop nodig. Wie enkel mail en Office gebruikt, werkt prima op een degelijk basismodel.

Waar je niet op bespaart: back-up, MFA en updates. Dat zijn de drie dingen die het verschil maken tussen een vervelende week en een bedrijf dat stilligt. Wie daar knipt, verschuift het bedrag naar de post 'incidenten', alleen zonder het te plannen.

Subsidies, NIS2 en de verzekeraar

Drie externe factoren die je budget beïnvloeden en die je beter meeneemt dan vergeet.

• De KMO-portefeuille kan tussenkomen voor advies en opleiding, niet voor licenties of hardware. Wat je precies kunt indienen, lees je in ons artikel over de vier adviesmodules van de KMO-portefeuille.
• NIS2: val je eronder, of ben je leverancier van een bedrijf dat eronder valt, dan verwacht men van jou aantoonbare basismaatregelen. Beter gepland in het budget van 2027 dan als noodaankoop in de loop van 2027.
• Cyberverzekering: verzekeraars vragen steeds vaker bewijs van MFA, back-ups en beheerde toestellen voor ze een polis afsluiten of een schade uitbetalen. Wat je verzekeraar wil zien, hoort dus ook in het budget.

Een eenvoudig sjabloon

Je hebt hier geen software voor nodig, een tabblad in je spreadsheet volstaat. Per post drie kolommen:

• Vast: wat elke maand of elk jaar terugkomt, zoals licenties, het beheercontract en de verzekering.
• Variabel: wat afhangt van gebruik of groei, zoals extra licenties bij een nieuwe collega of uren buiten het contract.
• Eenmalig: de geplande vervangingen uit je inventaris, een audit, een opleiding.

Tel per post op, tel de posten op en zet de reserve erbij. Dan heb je een IT-budget waar je in maart nog naar kunt kijken zonder te schrikken. Wil je weten hoe de post 'IT-partner' zich verhoudt tot wat je vandaag intern doet, lees dan ook wat een IT-partner kost voor een KMO.