Planifier ton budget IT 2027 : sur quoi une PME de 15 collaborateurs budgétise

Novembre est le mois du budget. Les chiffres de cette année sont sur la table, le comptable demande ce qui est prévu pour l'an prochain et, quelque part en bas de la liste, il y a 'IT'. Dans la plupart des PME que nous accompagnons, ce poste est rempli comme 'ce que ça a coûté l'an dernier, plus ce qui tombe en panne'. Ce n'est pas un budget, c'est une estimation des dégâts. Voici la structure que nous utilisons pour construire un budget IT pour une entreprise d'environ quinze collaborateurs. Sans montants, car ils varient selon le secteur et la situation, mais avec l'ordre et les postes à séparer.

Six postes à séparer

Le problème avec 'IT' sur une seule ligne, c'est que tu ne vois pas ce qui est fixe, ce qui grandit et ce que tu peux piloter. Sépare-le donc en six postes.

1. Licences et abonnements : Microsoft 365 ou Google Workspace, le logiciel comptable, le CRM, la solution de sauvegarde, l'antivirus. C'est la partie la plus prévisible, et aussi celle qui grandit en silence.
2. Matériel avec cycle de remplacement : ordinateurs portables, écrans, le réseau (routeur, switch, wifi) et le serveur ou NAS si tu en as encore un. Pas comme un montant unique, mais comme une planification sur plusieurs années.
3. Sécurité : MFA, appareils gérés, monitoring, et un scan cyber ou un audit annuel. Aujourd'hui, cela fait partie de la base.
4. Formation et sensibilisation : une courte session pour l'équipe, un exercice de phishing, un atelier pour ceux qui travaillent avec des outils d'IA.
5. Partenaire IT ou gestion : le contrat fixe pour le support, la gestion et le suivi. Ou, si tu le fais en interne, les heures qui y passent.
6. Réserve pour incidents et remplacements imprévus : un ordinateur qui tombe, un service à restaurer après un incident. Qui ne prévoit rien ici le prend sur les autres postes et reporte alors autre chose.

Cartographie le cycle de remplacement

Le poste matériel est celui où se cachent les plus grandes surprises, et en même temps le plus facile à prévoir. Les ordinateurs portables durent généralement quatre à cinq ans, le matériel réseau plus longtemps, un serveur ou NAS quelque part entre les deux. Tout ce dont tu as besoin, c'est d'un inventaire.

• Liste chaque appareil avec son année d'achat. Pour quinze collaborateurs, c'est une petite heure de travail, et c'est souvent déjà dans la comptabilité.
• À côté de chaque appareil, note l'année où il devra être remplacé.
• Étale les remplacements. Si tu as acheté dix ordinateurs d'un coup en 2022, tu ne les remplaces pas tous en 2027, mais par exemple la moitié en 2027 et le reste en 2028.
• Reprends l'inventaire chaque année en novembre. Le poste 'matériel' n'est alors plus une estimation, mais une planification.

Où économiser, et où pas

Un bon budget n'est pas forcément un budget plus bas. Mais dans la plupart des PME, il y a bel et bien de l'argent qui ne sert à rien.

• Licences inutilisées : comptes d'anciens collaborateurs, plans Microsoft 365 en double, un outil avec lequel une seule personne travaille encore.
• Outils en double : deux façons de partager des fichiers, trois applications de chat, une solution à part à côté de ce qui est déjà dans ta plateforme.
• Du matériel trop cher pour des tâches légères : tout le monde n'a pas besoin de l'ordinateur le plus puissant. Qui n'utilise que le mail et Office travaille très bien sur un bon modèle de base.

Là où tu n'économises pas : sauvegarde, MFA et mises à jour. Ce sont les trois choses qui font la différence entre une semaine pénible et une entreprise à l'arrêt. Qui coupe là déplace le montant vers le poste 'incidents', simplement sans le planifier.

Subsides, NIS2 et l'assureur

Trois facteurs externes qui influencent ton budget et qu'il vaut mieux intégrer qu'oublier.

• Le KMO-portefeuille (le portefeuille PME flamand) peut intervenir pour le conseil et la formation, pas pour les licences ou le matériel. Ce que tu peux exactement introduire, tu le lis dans notre article sur les quatre modules de conseil du KMO-portefeuille.
• NIS2 : si tu y es soumis, ou si tu es fournisseur d'une entreprise qui l'est, on attend de toi des mesures de base démontrables. Mieux vaut les planifier dans le budget 2027 que les acheter en urgence au cours de 2027.
• Assurance cyber : les assureurs demandent de plus en plus souvent une preuve de MFA, de sauvegardes et d'appareils gérés avant de conclure une police ou de payer un sinistre. Ce que ton assureur veut voir a donc aussi sa place dans le budget.

Un modèle simple

Tu n'as pas besoin de logiciel pour cela, un onglet dans ton tableur suffit. Par poste, trois colonnes :

• Fixe : ce qui revient chaque mois ou chaque année, comme les licences, le contrat de gestion et l'assurance.
• Variable : ce qui dépend de l'usage ou de la croissance, comme des licences supplémentaires pour un nouveau collègue ou des heures hors contrat.
• Unique : les remplacements planifiés de ton inventaire, un audit, une formation.

Additionne par poste, additionne les postes et ajoute la réserve. Tu as alors un budget IT que tu peux encore regarder en mars sans sursauter. Si tu veux savoir comment le poste 'partenaire IT' se compare à ce que tu fais aujourd'hui en interne, lis aussi ce que coûte un partenaire IT pour une PME.