Veilig thuiswerken en onderweg: 7 regels voor laptop en telefoon

Op kantoor is de omgeving voorspelbaar: één netwerk, gekende toestellen, collega's die het merken als iets vreemd is. Thuis en onderweg valt dat weg. De laptop staat op de keukentafel, de telefoon ligt naast een koffie in het station, en het zakelijke rapport wordt even geprint op de printer van de kinderen. Niets daarvan is roekeloos, maar samen maakt het een KMO kwetsbaarder dan de zaakvoerder denkt. Hieronder zeven regels die we bij klanten invoeren, met per regel het waarom en het hoe.

Waarom de risico's buiten kantoor anders zijn

Bij incidenten die met thuiswerk te maken hebben, komt het zelden van een gerichte aanval. Het is alledaagser dan dat.

• Verlies en diefstal: een laptop in de trein, een telefoon uit een jaszak. Het toestel is vervangbaar, de mail en bestanden erop niet altijd.
• Openbare wifi: in een hotel, station of koffiebar weet je niet wie het netwerk beheert of wie meeluistert.
• Gezinsleden op dezelfde pc: een kind dat een spel installeert op de laptop waar ook de boekhouding op staat.
• Meekijkers: in de trein of op een terras leest de persoon naast je moeiteloos mee met een offerte of een personeelsdossier.

Geen van die situaties vraagt om paniek. Ze vragen om een paar vaste gewoontes.

De zeven regels

1. Schijfversleuteling aan. Zet BitLocker (Windows) of FileVault (macOS) aan op elke laptop. Zonder versleuteling kan wie de laptop vindt de schijf uitbouwen en alles lezen, ook zonder je wachtwoord. Met versleuteling is een gestolen laptop een dure baksteen, meer niet. Bewaar de herstelsleutel centraal, niet op de laptop zelf.
2. Automatische schermvergrendeling en een sterke pincode. Laat het scherm na een paar minuten vergrendelen en gebruik op de telefoon een pincode van minstens zes cijfers, liever nog met vingerafdruk of gezichtsherkenning. De laptop even open laten om koffie te halen, is het moment waarop iemand meekijkt of iets meeneemt.
3. Geen bedrijfsdata op privétoestellen, tenzij beheerd. De privélaptop van thuis is gedeeld, niet geüpdatet en niet versleuteld. Werk je erop, dan werk je met bedrijfsgegevens op een toestel waar je geen zicht op hebt. Ofwel krijgt iedereen een zakelijk toestel, ofwel wordt het privétoestel in het beheer opgenomen. Een tussenweg is er niet.
4. Vermijd openbare wifi, gebruik de hotspot van je telefoon. Je 4G- of 5G-verbinding is bijna altijd veiliger dan het gratis wifi-netwerk van de plek waar je zit. Moet het toch via wifi, zorg dan dat alleen beheerde toestellen met een up-to-date systeem verbinden, en log nergens in zonder MFA. Ons stappenplan voor MFA helpt daarbij.
5. Zakelijke documenten alleen in de bedrijfsomgeving. Bestanden horen in OneDrive of SharePoint, niet in een mailbijlage naar jezelf, niet in een privécloud en niet op een USB-stick. Zo blijft alles geback-upt, deelbaar en op afstand te beheren. Verlies je het toestel, dan verlies je geen werk.
6. Verlies binnen het uur melden. Hoe sneller je het meldt, hoe sneller het toestel op afstand geblokkeerd of gewist wordt en de toegang tot mail en bestanden wordt ingetrokken. Spreek af bij wie je meldt en hoe, ook 's avonds en in het weekend. Schaamte is hier de grootste vijand: niemand wordt kwaad om een verloren laptop, wel om een melding die twee dagen te laat komt.
7. Privacyfilter en nadenken bij printen. Een privacyfilter op het scherm maakt meekijken in de trein onmogelijk. En wat je thuis print, blijft thuis liggen: op de printer, in de papiermand, bij het oud papier. Print gevoelige documenten niet thuis, of neem ze mee terug en versnipper ze op kantoor.

Wat de zaakvoerder regelt

Regels die alleen in iemands hoofd bestaan, houden geen stand. Als zaakvoerder zet je drie dingen op papier, samen nog geen pagina.

• Thuiswerkafspraken: waar en op welk toestel er gewerkt wordt, welke netwerken toegelaten zijn, en dat gezinsleden het zakelijke toestel niet gebruiken.
• Toestellenbeleid: wie krijgt welk toestel, wat mag erop, wat gebeurt er als iemand vertrekt, en of privétoestellen toegelaten zijn.
• Wat te doen bij verlies: één telefoonnummer of adres, bereikbaar buiten de uren, en de stappen die dan volgen.

Dat past in het IT-beleid van één pagina dat we eerder beschreven. Bespreek het één keer met het hele team en herhaal het bij elke nieuwe medewerker.

Beheerde toestellen maken het makkelijk

De meeste regels hierboven kun je afdwingen in plaats van vragen. Met een beheerplatform zoals Microsoft Intune of een gelijkaardige oplossing zet je versleuteling, schermvergrendeling en updates centraal aan voor elk toestel, zie je welke toestellen achterlopen, en wis je een verloren laptop of telefoon met één klik. Voor een KMO van vijftien medewerkers is dat geen zwaar project: de toestellen zitten meestal al in Microsoft 365, en de instelling gebeurt eenmalig. Daarna hoeft niemand er nog aan te denken, en dat is precies het punt.